Déménagement entreprise

Loin d’être anodin, le déménagement d’entreprise ne doit pas être pris à la légère et doit être prévu de longue date afin de se dérouler dans les meilleurs conditions.

Tout d’abord, il faut savoir que le déménagement d’une société coûte cher. Avoisinant les 300€ par salarié, c’est une opération qui doit être préparée sérieusement et pensée de manière objective afin de perdre le moins d’argent possible par inadvertance. En planifiant correctement l’évènement, vous limiterez les égarements de manière non négligeable.

Au niveau des délais, estimez la préparation à un mois pour une société de moins de 100 personnes, plus du double pour les entreprises comptant 200 à 300 salariés et jusqu’à six mois pour les sociétés de plus grande envergure. Attention également aux disponibilités des sociétés de déménagement spécialisées dans le transfert d’entreprises. En effet, il faut savoir que la plupart des sociétés déménagent en fin d’année fiscale ou durant les périodes de vacances scolaires, ce qui créé des délais d’attente parfois très long.

Veillez également à respecter le préavis de départ des locaux. En cela, les baux classiques comptent des délais raisonnables, toutefois méfiez-vous des baux de neuf ans qui exigent un préavis de six mois précédant la date de départ souhaitée.

Si vous envisagez de faire faire des travaux dans les nouveaux locaux avant votre arrivée, il est vivement conseillé de s’y prendre précocement puisque comme il a été indiqué précédemment, les périodes de transfert d’entreprises se font quasiment toutes aux mêmes dates et les artisans ne peuvent pas répondre à toutes les demandes.  

En ce qui concerne le choix du professionnel à qui vous confierez la tache, il est recommandé de faire établir plusieurs devis distincts dans trois voire quatre sociétés spécialisées dans le transfert d’entreprises afin de faire marcher la concurrence. Veillez également à correctement vous renseigner sur leur spécialité car toutes n’excellent pas dans le même domaine. Certaines s’occupent du transfert informatique tandis que d’autres sont plus tournées vers le transfert administratif.

Suivant la taille de la société, il peut être utile de nommer un responsable dans chaque service. Celui-ci sera chargé de faire le lien entre la direction et les salariés durant toute la période de déménagement. Une loi exige que les délégués du personnel soient tenus informés de l’avancement du projet. De plus, un fois le nouveau bail signé, vous aurez un mois pour avertir le personnel du changement de secteur.

Une fois tout en ordre, veillez à prévenir votre assureur du changement d’adresse. De plus, il vous faudra avertir le centre des impôts, la sécurité sociale, la caisse de retraite, l’URSSAF, mais également la préfecture afin de faire la modification d’immatriculation de société sur votre extrait de Kbis.

Enfin, si l’entreprise dispose d’un parc automobile, pensez à faire le changement d’adresse sur les cartes grises et de corriger les plaques d’immatriculation dans le cas d’un changement de département.  

Pour se dérouler sous de bons auspices, les transferts de sociétés ont généralement lieu le week-end lorsque les salariés ne sont pas dans les locaux.

Pour conclure et même si c’est un détail quelque peu évident, pensez bien à faire modifier votre papier à entête ou encore vos cartes de visites afin d’éviter à vos nouveaux clients de se rendre par inadvertance à l’ancienne adresse.